Die erste Buchungsbestätigung im eigenen System
Nach dem Wechsel auf ein eigenes Reservierungssystem läuft ein wesentlicher Teil der Gästebewirtung im Hintergrund ab. Wenn ein Gast online einen Tisch anfragt, sendet das System vollautomatisch eine Nachricht an das Postfach des Besuchers. Diese erste E-Mail ersetzt den bisherigen manuellen Anruf oder die Nachricht über fremde Portale. In dieser Übergangsphase nach der Quandoo-Alternative ist es entscheidend, dass der Text sitzt und alle technischen Verknüpfungen reibungslos greifen.
Schritt 1: Absenderadresse und Gasthaus-Name prüfen
Der erste Eindruck entscheidet, ob eine Bestätigungs-E-Mail sofort geöffnet oder als Spam einsortiert wird. Der Absender muss auf den ersten Blick erkennbar sein.
- Tragen Sie den genauen Namen Ihres Gasthauses als Absender ein, nicht eine anonyme Systemadresse.
- Überprüfen Sie die hinterlassene Telefonnummer im Textkopf, falls der Gast kurzfristig absagen oder anrufen muss.
- Kontrollieren Sie den Betreff: Er muss das Datum, die Uhrzeit und die Personenzahl klar benennen.
- Schreiben Sie im Fließtext sachlich, direkt und ohne unnötige Werbephrasen.
Schritt 2: Kalendereintrag und Uhrzeiten kontrollieren
Gäste nutzen automatische Bestätigungen vor allem deshalb, weil sie den Termin direkt in ihr eigenes Smartphone übernehmen wollen. Ein fehlender oder falscher Kalendereintrag führt zu Missverständnissen im laufenden Betrieb.
- Stellen Sie sicher, dass die E-Mail einen funktionierenden Kalendereintrag als Anhang oder Link enthält.
- Prüfen Sie, ob die eingetragene Uhrzeit exakt mit der Tagesansicht im Restaurant: Die Morgenroutine für Tische übereinstimmt.
- Fügen Sie einen kurzen Hinweis zur maximalen Tischdauer ein, falls Tische zu Stoßzeiten mehrfach belegt werden.
- Testen Sie den Versand, indem Sie eine Testreservierung mit Ihrer eigenen privaten E-Mail-Adresse durchführen.
Schritt 3: Den Weg zur Website und Anfahrt verknüpfen
Eine gute Bestätigungs-E-Mail beantwortet die wichtigsten Fragen im Vorfeld, damit das Telefon im Gasthaus entlastet bleibt. Nutzen Sie den Platz für direkte Links.
- Verlinken Sie Ihre digitale Speisekarte, damit Gäste sich vorab einen Überblick verschaffen können.
- Fügen Sie einen kurzen Hinweis zur Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Parkplätzen ein.
- Verweisen Sie auf Ihre Online-Reservierung, falls sich die Personenanzahl nachträglich ändert.
- Halten Sie den Text kurz, damit er auf Smartphones ohne langes Scrollen vollständig lesbar ist.
Schritt 4: Den Wechsel-Checklist abschließen und live schalten
Wenn alle Testnachrichten fehlerfrei auf Smartphones und Desktop-Postfächern angekommen sind, ist der wichtigste Schritt nach dem Plattformwechsel geschafft. Kontrollieren Sie in den kommenden Tagen regelmäßig, ob Rückmeldungen von Gästen eintreffen.
- Gleichen Sie eintreffende Buchungen jeden Morgen mit der digitalen Tischübersicht ab.
- Passen Sie den Text bei Bedarf an, wenn Gäste bestimmte Fragen immer wieder telefonisch stellen.
- Halten Sie Ihre Öffnungszeiten und Kontaktdaten im System stets aktuell.
- Bei Fragen zum System oder zu den Konditionen finden Sie alle Details direkt auf unsere Preisseite.
## Häufige Fragen
### Warum kommt die Bestätigungs-E-Mail nicht beim Gast an?
Prüfen Sie als Erstes den Spam-Ordner des Testpostfachs und kontrollieren Sie, ob die Absenderadresse im System korrekt gespeichert wurde. Manchmal blockieren bestimmte E-Mail-Anbieter Nachrichten, wenn die Domain-Einstellungen unvollständig sind.
Kann ich den Text der Bestätigung individuell anpassen?
Ja, Sie können den Textbaustein für die E-Mail jederzeit in den Einstellungen Ihres Kontos anpassen und auf die Besonderheiten Ihres Gasthauses zuschneiden.
Was passiert, wenn ein Gast kurzfristig absagt?
Über den Link in der Bestätigungs-E-Mail oder direkt in der Tagesansicht können Sie den Tisch manuell freigeben, sodass er sofort wieder für andere Gäste verfügbar ist.
Fallen zusätzliche Gebühren für den E-Mail-Versand an?
Nein, der Versand von Bestätigungen über das Reservierungssystem ist in der monatlichen Pauschale komplett enthalten, es gibt keine Provisionen pro Buchung.
