Schritt 1: Anfrage erfassen und Eckdaten festhalten
Wenn eine Gruppenanfrage für das Hotel-Restaurant eingeht, notieren Sie sofort die Kernpunkte. Lassen Sie sich nicht auf vage Aussagen ein, sondern fragen Sie direkt nach den entscheidenden Details, die für den Service im Reservierungssystem wichtig sind.
- Personenanzahl genau aufschreiben
- Datum und genaue Uhrzeit der Ankunft festlegen
- Anlass der Feier oder des Treffens notieren
- Kontaktdaten der anfragenden Person aufnehmen
Schritt 2: Manuelle Prüfung in der Tagesansicht
Größere Tische benötigen mehr Platz und blockieren gegebenenfalls Kapazitäten für andere Gäste. Nutzen Sie die Tagesansicht, um zu prüfen, ob der Bereich im Gastraum ausreicht. Setzen Sie bei Gruppen auf eine manuelle Bestätigung, anstatt diese automatisch durchlaufen zu lassen. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Auslastung.
- Prüfen Sie die Auslastung im gewünschten Zeitfenster
- Kontrollieren Sie, ob Tische zusammengestellt werden müssen
- Achten Sie auf Laufwege für das Servicepersonal
Schritt 3: Bestätigung und Kalendereintrag versenden
Sobald die Kapazität geklärt ist, bestätigen Sie die Reservierung schriftlich. Nutzen Sie dafür E-Mails, die direkt einen Kalendereintrag für den Gast enthalten, damit dieser die Daten parat hat. Verweisen Sie in der Bestätigung auch auf Ihre Website, falls die Gäste vorab einen Blick auf die digitale Speisekarte werfen möchten.
- Senden Sie eine verbindliche Bestätigung per E-Mail
- Fügen Sie den Kalendereintrag als Anhang bei
- Verlinken Sie auf aktuelle Angebote
Schritt 4: Sonderwünsche und Allergene abklären
Bei größeren Gruppen gibt es oft Gäste mit besonderen Ernährungsweisen. Klären Sie diesen Punkt frühzeitig, damit die Küche planen kann. Die Gerichte sollten im Vorfeld klar sein. Wenn Sie Ihre Speisekarte als PDF mit festem Link und QR-Code bereitstellen, können Sie den Organisatoren der Gruppe das aktuelle Angebot unkompliziert digital zukommen lassen.
- Fragen Sie nach vegetarischen oder veganen Optionen
- Notieren Sie Allergene direkt bei der Reservierung
- Klären Sie, ob ein einheitliches Menü gewünscht ist
## Häufige Fragen
### Warum sollte ich Gruppenanfragen manuell bestätigen?
Große Tische beanspruchen viel Kapazität und erfordern oft spezielle Tischordnungen im Gastraum. Durch die manuelle Prüfung stellen Sie sicher, dass Ihr Servicepersonal nicht überlastet wird und der Raum optimal genutzt ist.
Wie teile ich der Gruppe die aktuellen Gerichte mit?
Stellen Sie Ihre Speisekarte digital als PDF bereit. So haben die Organisatoren immer den aktuellen Stand mit allen Allergenen und Zusatzstoffen vor Augen und können die Wünsche der Gruppe bündeln.
Was gehört in die Bestätigungs-E-Mail für eine Gruppe?
Neben Datum, Uhrzeit und Personenanzahl sollten Sie den genauen Ablauf, Hinweise zum Tisch und einen Kalendereintrag für den Gast mitschicken, damit keine Missverständnisse entstehen.
Wann sollte die Personenzahl final feststehen?
Setzen Sie für größere Runden eine klare Frist, bis zu der die endgültige Gästezahl gemeldet werden muss. Das erleichtert der Küche die Disposition und verhindert Leerlauf am Tisch.
